11 Nov

Come scrivere un’email efficace

Comunicare con i clienti e, in generale, con i portatori di interesse verso la tua impresa nel modo giusto e nel momento giusto non è cosa da poco.

È importante trovare lo strumento appropriato per raggiungere il tuo pubblico di riferimento e per coinvolgerlo in maniera efficace.

L’email marketing è un’ottima soluzione poiché le email sono economiche e versatili. Sono adatte infatti per contattare potenziali clienti, fornendo loro contenuti utili, ma si applicano bene anche per i clienti già acquisiti per gettare le basi di una lunga e solida relazione. Sono poi lo strumento ideale per comunicare velocemente con i tuoi collaboratori.

Ma quali sono le regole per scrivere email efficaci? In questo articolo ti darò alcune dritte e ti dirò quali sono gli errori da evitare.

Prima di lanciarti nella scrittura, fermati un attimo e pensa bene cosa vuoi dire e a come vuoi farlo. Prima di inviare un’email, poniti una domanda fondamentale: sarei tentato di aprirla e leggerla se la ricevessi io in prima persona? Sto dando delle informazioni utili e interessanti?

Scrivere un’email efficace significa infatti dare un valore aggiunto e concreto a chi la riceve, altrimenti è solo uno spreco di tempo e di risorse per te che la invii ed un fastidio per chi la riceve.

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Un’email efficace deve essere un valore per chi la legge

L’efficacia di questo strumento di comunicazione si esaurisce quando usato con leggerezza e superficialità.

Per scrivere un’email efficace partiamo da una valutazione dei contenuti da trasmettere e del modo in cui farlo.

Comincia dall’oggetto dell’email, fondamentale per introdurre il destinatario nell’argomento e dargli subito un’anteprima della comunicazione. Cerca di essere il più preciso possibile ed usa al massimo 10-12 parole.

Ad esempio se stai organizzando una riunione con i rappresentanti commerciali della tua azienda e devi avvertire i partecipanti, nell’oggetto non scrivere un generico “riunione”, ma specifica “Riunione Commerciale Martedì 24 Novembre 2015 ore 14.00” oppure “Riunione Commerciale per Definizione Budget 2016”.

Usa lo stesso principio anche per le email da inviare ai tuoi clienti o potenziali tali, attirali con una formula efficace che riassuma bene il succo del messaggio.

Il contenuto della email deve essere chiaro e sintetico. Un errore da evitare è infatti essere prolissi. Vai dritto al punto e comunica senza fronzoli, così da non far perdere tempo a chi legge. Pensa che spesso le email sono lette tramite smartphone o tablet e che quindi lo schermo non è così grande; per questa ragione riserva le prime righe di testo alle informazioni più importanti che hai da dire.

Chi riceverà la tua email sicuramente non ama essere uno tra tanti, cerca quindi di personalizzare il più possibile i messaggi di posta elettronica che invii. Per esempio firmati usando sempre il tuo nome e non quello della tua azienda: le persone amano confrontarsi con altre persone e non con entità generiche.

Dare un valore alla tua email vuol dire anche fornire contenuti visivamente accattivanti. Un altro consiglio che voglio darti è curare l’aspetto grafico. Assicurati che sia responsive e quindi visibile da desktop, tablet e smartphone, proprio perché buona parte delle e-mail inviate sono lette da mobile.

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Per favorire la leggibilità usa un font abbastanza grande (non scendere sotto i 12 pixel), non c’è niente di peggio che sforzare la vista per interpretare i caratteri.

Puoi sfruttare anche elenchi puntati ed interlinea tra i vari paragrafi, intervallati da titoletti in maiuscolo (alcuni programmi tendono a trasformare il testo in plain text, ossia testo senza formattazione, quindi è inutile usare corsivo o grassetto).

Anche il timing è una variabile da gestire, ossia la frequenza con cui inviare le email ed i momenti migliori per farlo. Fortunatamente la posta elettronica è uno strumento di comunicazione poco invasivo, ma posso assicurarti che riempire le caselle di posta dei tuoi interlocutori con messaggi inutili è fastidioso quasi quanto ricevere una chiamata per illustrarti l’ultima fantastica promozione dell’operatore telefonico XYZ quando stai addentando il primo boccone della cena.

Un indicatore che puoi usare è dato dalla quantità di notizie che hai da diffondere: se non hai niente di rilevante da comunicare, non inviare nulla. Sembra scontato lo so, ma spesso succede il contrario.

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