Inviare e rispondere alle email è probabilmente l’attività online più praticata e sottovalutata di tutto il web. Per gestire la propria attività, rispondere a clienti, fornitori e quant’altro, la posta elettronica è senza dubbio il metodo più veloce e diretto, preferito di gran lunga alle telefonate.

Ma come spesso accade per le attività considerate banali e ripetitive, anche l’invio di posta elettronica è soggetta a numerosi errori che sarebbe meglio evitare, soprattutto quando state gestendo i contatti e le relazioni fondamentali per la vostra attività.

Come accade per il sito internet e i profili social, anche le email sono parte integrante dell’attività di business e diffondono l’immagine dell’azienda a moltissime persone sparse in tutto il mondo. Bisognerebbe sempre tenere presente questo fattore, ricordandosi di prestare la massima attenzione quando si scrive una email e si preme il tasto di invio.

Ma quali sono gli errori più comuni nella stesura di un’email?

Omissione dell’oggetto

Si tratta di un campo ampiamente e ingiustamente ignorato da molti, di una sorta di anticipazione di quello che conterrà il vostro messaggio. Lasciarlo vuoto equivale a mandare un messaggio ignoto ed è un grandissimo errore, poiché ciò che può spingere un lettore ad aprire la nostre email è proprio l’oggetto.

Non riempirlo vuol dire precludersi la possibilità di raggiungere in maniera veloce e diretta un’ampia fetta di target di riferimento. Siete indecisi su come riempirlo? Fate finta di dover dare un titolo ad un articolo, il meccanismo è lo stesso: chiaro, diretto e capace di incuriosire il lettore.

L’oggetto deve essere ovviamente coerente con il corpo del testo, aiutatevi anche con specifiche chiavi di lettura e considerate che le persone ricevono moltissime email al giorno. Passare dalla “posta in arrivo” al “cestino”, o peggio ancora alla cartella dello spam, è davvero facile, cercate quindi di distinguervi dalla massa e catturare l’attenzione.

Il RE solitario

Spesso, quando si risponde ad una email, si lascia invariato il titolo originario, dando il via ad una catena di email dal titolo “re”, ovvero replay. In questo modo sarà difficile ripescare, dalla grande quantità di email ricevute, proprio quella che ci interessa, poiché non avrà alcuna informazione aggiuntiva che la possa diversificare dalle altre.

Il consiglio quindi, è quello di aggiungere informazioni al titolo man mano che la conversazione prosegue, in modo da facilitare l’individuazione dell’email che ci interessa.

Email clone

Evitate di inviare ai vostri contatti delle email tutte uguali. Si tratta di un meccanismo estremamente fastidioso, che non dà ai vostri clienti nessun tipo di riguardo speciale. Anche se si tratta di una comunicazione formale, cercate sempre di usare un linguaggio semplice e non eccessivamente distaccato. Trovando sempre il modo di personalizzare l’email in base al destinatario, introducendo quel pizzico di riguardo ed attenzione che fa piacere a tutti.

Scarsa attenzione

Avete compilato il campo dell’oggetto e avete scritto un’email chiara e simpatica, diversificandola per ogni contatto. Benissimo. Ora non dovete fare altro che rileggerla e fare attenzione alla formula utilizzata per le vostre comunicazioni (online è difficile comprendere il tono e la modalità comunicativa), potreste aver usato inavvertitamente, un tipo di linguaggio che può essere facilmente frainteso.

Inoltre, controllate la grammatica e correggete gli eventuali errori di ortografia, altrimenti apparirete come superficiali e frettolosi, e per l’immagine della vostra azienda non è affatto un bene.

Testi lunghi e poco comprensibili

Come accade per i contenuti di un blog o di un sito, bisogna puntare tutto sui testi di qualità e scrivere un testo non eccessivamente lungo, privo di tecnicismi e formattato in modo da facilitarne la lettura. Evitate i lunghi giri di parole e, dove potete, accorciate i periodi troppo lunghi e complessi.

E i riferimenti dove sono?

Se inviate un’email ad un vostro possibile cliente e questa persona vuole ricontattarvi poiché interessata, come potrebbe farlo se non gli avete lasciato un recapito e i vostri riferimenti? Ricordate sempre di concludere il messaggio con il vostro nome, quello dell’azienda e il relativo indirizzo, il numero di telefono e di fax, l’indirizzo del vostro sito internet e l’indirizzo di posta elettronica.

Diciamo che questi sono gli errori più comuni, commessi quando bisogna inviare o rispondere a un’email. Scommetto che qualche volta ci siete cascati pure voi. Ne avete altri da segnalarci e che magari ci sono sfuggiti?